De vaste vertegenwoordiger bij bestuursmandaten: voer voor puriteinen (ook in fiscalibus)!

De vaste vertegenwoordiger bij bestuursmandaten: voer voor puriteinen (ook in fiscalibus)!

Fiscale relevantie

Natuurlijke personen nemen hun mandaat als bestuurder in een vennootschap vaak niet op in eigen naam maar via een managementvennootschap, waarvan zij dan de vaste vertegenwoordiger zijn (art. 61 § 2 W. Venn.). De rechtspersoon-bestuurder en niet de natuurlijke persoon ontvangt dan een bestuurdersvergoeding van de bestuurde rechtspersoon. De rechtspersoon- bestuurder kan dan een deel van deze vergoeding aan haar vaste vertegenwoordiger toekennen als vergoeding voor zijn prestaties en een deel aan de niet-progressieve vennootschapsbelasting laten onderwerpen. Dit laatste is ook fiscaal gezien toegelaten maar het komt ons aangewezen voor om de regels van het vennootschapsrecht hierbij in aanmerking te nemen.

Filosofie

De invoering van de verplichting om als rechtspersoon-bestuurder een vaste vertegenwoordiger aan te stellen had tot doel te vermijden dat de bestuurdersaansprakelijkheid al te veel beperkt kon worden. Indien een rechtspersoon-bestuurder vroeger een bestuursfout maakte, dan was de aansprakelijkheid van de aandeelhouder immers beperkt tot zijn inbreng in het vennootschapsvermogen. Op die manier werd de bestuurdersaansprakelijkheid vaak danig uitgehold.

De vaste vertegenwoordiger van de rechtspersoon-bestuurder is in regel echter aansprakelijk alsof hij de bestuursopdracht in eigen naam en voor eigen rekening volbrengt. De rechtspersoon-bestuurder blijft eveneens hoofdelijk aansprakelijk met de vaste vertegenwoordiger voor de uitvoering van het bestuursmandaat.

Toepassingsgebied

De bestuurde rechtspersonen waarvoor de aanstelling van een vaste vertegenwoordiger noodzakelijk kan zijn, zijn alle vennootschappen met rechtspersoonlijkheid uit het Wetboek van vennootschappen. Dit zijn in hoofdzaak de NV, de bvba, de Comm. VA, de V.O.F., de CVBA, de CVOA en de Comm. V. Dit zijn dus niet:

  • de maatschap, de stille handelsvennootschap en de tijdelijke vennootschap, aangezien deze vormen geen rechtspersoonlijkheid hebben;
  • de VZW, aangezien de VZW geen vennootschap is;
  • de buitenlandse rechtspersoon want deze wordt niet geregeld door het Wetboek van vennootschappen;
  • de L.V. en de ESV, aangezien deze rechtsvormen enkel natuurlijke personen als bestuurder kunnen hebben.

Het criterium inzake de verplichting om een vaste vertegenwoordiger aan te stellen blijft echter de bestuurder-rechtspersoon, met name de NV, de bvba, de Comm. VA, de V.O.F., de CVBA, de CVOA, de Comm. V, het ESV, de SE, de SCE en de L.V. Indien een VZW bijvoorbeeld bestuurder is van een NV, dan zal de aanstelling van een vaste vertegenwoordiger noodzakelijk zijn.

De wet preciseert (in art. 61 § 2 W.Venn.) voorts dat de geviseerde mandaten deze zijn van bestuurder, zaakvoerder, lid van het directiecomité, lid van de directieraad of lid van de raad van toezicht. De uitoefening van het mandaat van vereffenaar door een rechtspersoon vereist geen aanduiding van een vaste vertegenwoordiger. In dit geval geldt immers een bijzonder regime, voorzien in art. 184 § 1, lid 10 W.Venn.

Voor de uitoefening van de functie als dagelijks bestuurder door een rechtspersoon moet evenmin een vaste vertegenwoordiger aangeduid worden, wat niet logisch lijkt (zie S. RUTTEN, Vennootschappen en verenigingen - Artikelsgewijze commentaar met overzicht van rechtspraak en rechtsleer, Deel I, Kluwer, losbladig, 2009, art. 61 § 2-5 en art. 61 § 2-6). De rechtspersoon die de mandaten van bestuurder en dagelijks bestuurder cumuleert, zal dus enkel een vaste vertegenwoordiger moeten afvaardigen in zijn hoedanigheid van bestuurder. Indien een rechtspersoon wordt aangeduid als dagelijks bestuurder van een vennootschap, dan zullen de gewone regels van vertegenwoordiging toepasselijk zijn. De formalisering hiervan kan complex zijn, aangezien eenzelfde persoon in verschillende hoedanigheden (vaste vertegenwoordiger-gewone vertegenwoordiger) optreedt.

Personen aan te duiden als vaste vertegenwoordiger

Het vennootschapsrecht (art. 61 § 2 W.Venn.) schrijft voor wie aangeduid mag worden als vaste vertegenwoordiger. Klaarblijkelijk moet het gaan om 'vennootschapspersoneel', met name een vennoot, zaakvoerder, bestuurder, lid van de directieraad of werknemer van de rechtspersoon-bestuurder.

De vaste vertegenwoordiger moet bovendien aan dezelfde voorwaarden voldoen alsof hij het mandaat in eigen naam zou bekleden. Deze voorwaarden kunnen wettelijk bepaald zijn (bv. beroepsverbod waardoor het een persoon niet toegelaten is als bestuurder op te treden) of zij kunnen ook voorzien zijn in de statuten van de bestuurde vennootschap (bv. een leeftijdsgrens, bepaalde bijzondere kwaliteitseisen, enz.).

De vaste vertegenwoordiger en de cumul van functies

Een persoon kan aan de raad van bestuur deelnemen als vaste vertegenwoordiger van verschillende rechtspersonen. Hij kan daarnaast ook in eigen naam de functie van bestuurder uitoefenen. Dit kan echter niet ongelimiteerd indien het bestuursorgaan door de wet of haar statuten een college vormt. Er is sprake van een college indien de besluiten van de vennootschap na een collectieve beraadslaging moeten worden genomen door een meerderheid van de bestuurders (niet noodzakelijk unanimiteit). Concreet moeten er in dat geval steeds minimum twee natuurlijke personen op de raad van bestuur aanwezig zijn omdat er anders geen echte beraadslaging mogelijk is.

Zo bepaalt de wet dat de bestuurders van een naamloze vennootschap collegiaal moeten beslissen (art. 521 W.Venn.), terwijl in een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid de zaakvoerders in principe apart kunnen optreden (geen college) tenzij de statuten van deze bvba daarvan afwijken (wel een college). Zo kan een naamloze vennootschap met drie bestuurders niet rechtsgeldig beraadslagen indien haar twee rechtspersonen-bestuurders allebei als vaste vertegenwoordiger persoon X hebben en de derde bestuurder eveneens persoon X is (in eigen naam). Bij een bvba (zonder college) zou daarentegen wel rechtsgeldig kunnen worden bestuurd.

Aanstellingswijze en publicatieverplichting

De vaste vertegenwoordiger wordt aangeduid door het bestuursorgaan van de bestuurder-rechtspersoon (art. 61 § 2 W.Venn.). De statuten van de bestuurder-rechtspersoon kunnen hieromtrent in een afwijkende regeling voorzien. De bestuurde vennootschap heeft hier in de regel geen enkele inspraak in. Indien zij geen vrede kan nemen met de vaste vertegenwoordiger die werd aangeduid, dan kan zij enkel het bestuursmandaat van de bestuurder-rechtspersoon herroepen, waardoor de aanstelling van de vaste vertegenwoordiger zijn grondslag verliest.

De persoon die wordt benoemd tot vaste vertegenwoordiger moet zijn aanstelling aanvaarden. Dit kan expliciet blijken uit de notulen van de raad van bestuur of impliciet uit de daden van de persoon die als vaste vertegenwoordiger werd aangeduid. De vaste vertegenwoordiger kan zijn mandaat opnemen vanaf dat zijn identiteit aan de bestuurde vennootschap effectief werd ter kennis gebracht. Deze kennisgeving is niet aan vormvoorschriften onderworpen en kan bijgevolg ook mondeling gebeuren.

De plicht tot bekendmaking van de aanstelling van de vaste vertegenwoordiger rust op de bestuurde vennootschap en niet op de bestuurder-rechtspersoon.

Ondertekening

De persoon die een vennootschap vertegenwoordigt, moet onmiddellijk voor of na zijn handtekening de hoedanigheid vermelden waarin hij optreedt (art. 62 W.Venn.) (persoon X, vaste vertegenwoordiger van vennootschap Y, bestuurder van vennootschap Z). Indien de vaste vertegenwoordiger van een bestuurder-rechtspersoon zelf een rechtspersoon is, dan moet deze opnieuw een vaste vertegenwoordiger aanstellen. Dit kan leiden tot een heuse cascade aan vermeldingen.

Beëindiging

De aanstelling als vaste vertegenwoordiger kan op twee manieren beëindigd worden:

  • Een eerste manier kan zijn dat het mandaat van de rechtspersoon-bestuurder beëindigd wordt. De bestaansreden van de aanstelling van de vaste vertegenwoordiger ligt immers in de benoeming van de rechtspersoon-bestuurder. Bij beëindiging van dit mandaat wordt de aanstelling van de vaste vertegenwoordiger van rechtswege beëindigd.
  • Een tweede manier om de aanstelling als vaste vertegenwoordiger te beëindigen kan zijn doordat het bestuur van de rechtspersoon-bestuurder beslist de vaste vertegenwoordiger te ontslaan maar in dat geval is zij verplicht om "tegelijk een opvolger te benoemen" (art. 61 § 2 W.Venn.).

Het gebeurt vaak, mede om fiscale redenen, dat een bestuursmandaat door een vennootschap wordt waargenomen. Daarbij treedt de achterliggende natuurlijke persoon op in de hoedanigheid van vaste vertegenwoordiger namens de rechtspersoon-bestuurder. Onder meer opdat deze aanstelling geen aanleiding zou  geven tot discussies met de belastingadministratie, is het aangewezen dat bij deze aanstelling en ook bij de uitvoering van het mandaat de regels van het vennootschapsrecht gerespecteerd worden.

Bijzondere aandacht hierbij verdient de situatie waarbij een natuurlijke persoon in verschillende hoedanigheden deelneemt aan het bestuur als college. Een college veronderstelt immers een meerhoofdige beraadslaging, wat niet het geval is als de natuurlijke persoon-bestuurder en de vaste vertegenwoordiger van de vennootschap-bestuurder dezelfde zijn.

Nieuwsbrief Archief

loading

Inschrijven voor onze nieuwsbrief

IMPOSTO Nieuwsbrief verschijnt maandelijks rond de kernexpertises van IMPOSTO Advocaten. De invalshoek is praktijkgericht. Schrijf u gratis in.

We zullen uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met ons privacybeleid.